企業における基本的な業務の流れ
■企業における基本的な業務の流れ
・製造業および流通業の一般的な業務の流れを図式化すると次のようになる。
(1) 製造業
購買→原材料・生産設備→製造(生産)→製品→販売
購買･･･製品の生産に必要な原材料や生産設備を購入する。
製造･･･原材料から製品を生産する。
販売･･･生産した製品を卸・商社などに販売する。
(2) 流通業(卸売業・小売業)
仕入れ→商品→保管→商品→販売・納品
仕入れ･･･販売する商品を購入する
保管･･･商品を販売時まで倉庫などに保管する。
販売・納品･･･商品を顧客に販売、納品(顧客の指定先に商品を届けること)をする。
※倉庫や会社内に保管されている商品を在庫という。在庫は定期的に棚卸しが行われる。棚卸しでは在庫の数量や保管状態などがチェックされる。
※倉庫から指定された商品を取り出すことをピッキングという。また商品を出荷するためにトラックなどに積み込むことを積載という。
■商品売買のプロセス
・商品売買が完了するまでには、販売会社と顧客との間で一般的に次のようなやりとりが行われる。
販売会社
見積書 ↑ 注文請書 商品(納品書) ↑ 請求書 ↑ 領収書
↓ 発注書 ↓ ↓ 商品受領書(検収書) ↓ 代金 ↓
顧客
＜各伝票・書類の内容＞
見積書･･･顧客が購入を検討している商品について、金額、納期、決済(支払い)方法などを掲示する。
発注書･･･顧客が販売会社に商品を発注する。
注文請書･･･商品在庫などを確認後、顧客に受注を知らせる。
納品書･･･納品した商品の内容が記載される。
商品受領書･･･商品を確かに受け取ったことを販売会社に知らせる。
請求書･･･商品の代金を請求する。合計金額、支払先、支払期限などが記載される。
領収書･･･代金を受け取ったことを顧客に知らせる。
■一般的な会社の組織構成
製造業における一般的な会社の組織構成を示すと次のようになる。
取締役会 代表取締役
ライン部門 購買部門 物流部門 営業部門
スタッフ部門 経理部門 人事部門 総務部門 情報システム部門 研究開発部門
■ライン部門とスタッフ部門
・ライン部門:組織本来の目的(製造業では生産活動、流通業では仕入れ・販売活動)を直接遂行する部門。
・スタッフ部門:ライン部門の活動を支援し、また管理するための部門。
■会社の各部門の役割
(1) ライン部門
・購買部門：製造(生産)に必要な原材料や生産設備などを購入する。
・仕入れ部門：販売する商品を仕入れる。
・製造(生産)部門：製品の製造・生産を行う。
・物流部門：製品や商品の輸送・保管などを行う。
・販売(営業)部門：製品や商品の販売に関するさまざまな業務を行う。
(2) スタッフ部門
・経理(会計)部門：経営における金銭的な面での管理や記録などを行う。
・人事部門：人的資源の管理(人材の採用、教育、昇進、異動、福利厚生など)を行う。
・総務部門：総合的な事務管理、広報活動などを行う。
・情報システム部門：コンピュータシステムの構築、運営を行う。
・研究開発部門：新製品・新技術の開発や、研究・調査などを行う。
■会社の組織形態
・先に示した一般的な会社の組織構成以外に次のような組織形態がある。
①職能別組織：職能別に専門能力を持った管理者を置き、それぞれが担当する専門分野について部下を指導しながら職務を遂行する組織形態。ファンクショナル組織ともいう。
②事業部制組織：製品別、地域別、市場別などによって事業部を設置し、生産や販売、利益管理などについて独立した権限を与える組織形態。
③マトリックス組織：職能別と事業別の2つの軸によってマトリックス上(縦横の表)に編成された組織形態。組織の構成メンバーはそれぞれ2つの組織に属することになる。
④プロジェクトチーム：新商品開発など複数部門にまたがる特定の課題を解決するために、本来の組織とは別に各部門の専門家によって編成される一時的な目的組織。
■仕事と教育
・会社における仕事(職務)の教育方法には次のようなものがある。
①オンザジョッブトレーニング(OJT)：職場内訓練。職場内において職務を通じて行われる教育方法。仕事に即した実際的な知識や技能を、直接上司や先輩社員から取得できる。
②オフザジョッブトレーニング(Off-JT)：職場外訓練。職場から離れて、一定期間、研修所などに受講者を集合させて教育する方法。
③ロールプレイング：職場に似た状態を設定し、疑似体験を通して教育を行う方法。
■会計処理の流れと会計帳簿
・複式簿記をベースとする一般的な会計処理の流れは次のようになる。
取引の発生→証憑→(起票)→伝票→(転記)→総勘定元帳・補助簿→(決算)→試算表→財務諸表
※証憑：売上伝票、仕入伝票、領収書、注文書など、取引の内容を記載した各種の伝票や書類。
■取引と仕訳
・取引は、仕訳によって借方科目と貸方科目に分解して記録する。
仕訳の例を次に示す。
取引内容 借方科目 貸方科目
商品を現金で販売した。 現金 売り上げ
フロッピーディスクを現金で購入した。 事務消耗品 現金
パソコンを購入し代金は月末払いとした。 備品 未払金
上記の代金を月末に預金から振り替えた。 未払金 預金
新事務所を借りるにあたり賃貸契約を結んだ。記載なし
※10万円以上の購入品は、「備品」として資産勘定となる。
※賃貸契約、雇用契約、商品の注文などは、法律上や日常用語としては取引であるが、簿記上は取引と見なされない。
■財務諸表
・財務諸表は、企業の経営活動の結果を利害関係者(株主、国、従業員など)に報告するために作成される計算書類。代表的なものとして、賃貸対照表、損益計算書などがある。
(1) 賃貸対照表(B/S)
決算日時点におけるすべての資産と負債・資本を記載した計算書類。B/S(Balance Sheet)ともいう。
＜賃貸対照表の例＞
資産
(流動資産)現金、預金、売掛金、有価証券、棚卸資産など
(固定資産)有形固定資産(土地、建物、備品)など 無形固定資産(営業権、工場所有権など) 投資等
負債・資本
(流動負債)短期借入金、買掛金など
(固定負債)長期借入金、社債など
(資本金)
(準備金)資本準備金など
(剰余金)
(2) 損益計算書(P/L)
一定期間(通常は1年間)内の企業の経営成績を収入と支出で示した計算書類。P/L(Profit and Loss statement)ともいう。
＜損益計算書の例＞
売上高
売上原価
売上総利益
販売費および一般管理費
営業利益
営業外収益
営業外費用
経常利益
特別収益
特別損失
税引き前当期利益
法人税等
当期利益(純利益)
前期繰越利益
当期未処分利益
※売上利益は、粗利ともいう。
■経営資源
・経営資源とは、企業を経営する上で最も基本となる要素。代表的な要素として次の4つがある。
①ヒト：人的資源のこと。社内の人材や外部スタッフなど。
②モノ：物的資源のこと。生産や企業経営に必要とされるさまざまな物。建物、生産設備、原材料、製品、商品など。
③カネ：財的資源のこと。現金のほか、預金、有価証券などが含まれる。
④情報：データや知識などの形によって蓄積される経営資源。顧客データや生産技術、販売ノウハウなど。
■マネジメントサイクル
・マネジメントサイクルとは、経営活動の流れをモデル化した物。一般に次のような図式で表される。
計画→組織化→実施→統制→
※統制：計画(予算)と実施結果(実績)を比較し評価すること。問題がある場合は計画の見直しが行われる。
・マネジメントサイクルを簡略化したものに「Plan-Do-See(プランドゥシー)」がある。
Plan(計画)→Do(実施)→See(統制)
■利益管理図
・利益管理図とは、売上高と費用の関係から、損益分岐点(利益の発生する生産量・販売数量)を導き出す図式。
・費用は固定費と変動費に分けられる。
①固定費：生産高や売上高に関わらず、常に額が一定の費用。固定資産税、賃貸料、電気・ガス・水道などの基本料金など。
②変動費：生産高や売上高に応じて金額が変化する費用。材料費、人件費、各種販管費など。
■経営キーワード
・シスアド試験で出題が予想される代表的な経営キーワードを次にまとめる。
①アウトソーシング:企業内の情報システムの運営や管理を、外部の専門業者に一括して委託すること。
②ビジネスプロセスリエンジニアリング(BPR):企業戦略に合わせて業務プロセスを再設計(統廃合、再配置、並列化、増強)することで、新たな競争力を獲得すること。
③リストラクチャリング(リストラ):企業の再構築。非採算事業からの撤退や成長分野への進出、人員削減、組織改編など。
■仕事の進め方
・仕事の進め方の改善は次のようなステップで進める。
改善対象業務部門の選択→問題発見→原因分析→問題解決
■問題発見
・業務の中の問題点を発見するには、日頃から問題意識を持って仕事を行う。
・問題とは「期待値と現実のギャップ」であり、その原因を突き止めることが問題発見につながる。
・原因については「ムリ、ムダ、ムラ」がないかどうかという視点から分析する。
■原因分析
・原因分析では、原因と結果(問題点)の因果関係を考え、QC7つ道具などの各種分析技法を駆使して分析を行う。
■問題解決
・問題解決では、解決に必要な予算とそれによって得られる効果(費用対効果)を考慮しながら解決策を検討する。
・解決策の実施による改善効果は、大きく定量効果と定性効果に分けられる。
①定量効果：数値で表すことのできる改善効果。売り上げ増加、コストダウン、生産性の向上など。
②定性効果：数値で表すことのできない改善効果。モラルの向上、イメージアップなど。なお、定性効果であっても、できるだけ定量化してとらえるようにする。
■ビジネスシステム
・コンピュータを利用した代表的ビジネスシステムを次にまとめる。
①販売管理システム：商品の販売に関する業務(発注・仕入、受注・販売、配送・納品など)の情報を一元管理するためのシステム。EOSなど。
※EOS(Electronic Ordering System)：電子発注システム。企業における受発注業務をコンピュータによって自動化したシステム。
②生産管理システム：製品の生産に関する業務(受注、製造から製品の出荷まで)の情報を一元管理するためのシステム。MRPなど。
※MRP(Material Requirement Programming)：資材調達計画。生産計画や販売計画に基づいて、生産に必要とされる原料や部品・資材の調達量を決定する総合的な生産管理システム。
③在庫管理システム:仕入、出荷による在庫量の変化を把握し、適正在庫を保つためのシステム。
④顧客管理システム:現在、取り引きを行っている客先や、今後、取り引きが発生する可能性が高い客先の情報を管理するシステム。
⑤財務会計システム:企業活動の会計取り引きを記録、集計、分析するためのシステム。
⑥人事システム:人事業務、賃金業務などを管理するためのシステム。
■エンジニアリングシステム
・コンピュータを利用した、代表的なエンジニアリングシステムを次にまとめる。
①CAD(Computer Aided Design):コンピュータ支援設計。コンピュータを利用して設計、製図を行うシステム。
②CAM(Computer Aided Manyfacturing):コンピュータ支援製造。コンピュータを利用して製品を生産するために必要な組み立てや加工情報を導き出す技術やシステム。
③CIM(Computer Integrated Manufacturing):コンピュータ統合生産CAD/CAMやFAなどを広範囲かつ統合的に結合し、生産活動全体の自動化や体系を図るシステム。
④FA(Factory Automation):工場における生産作業を自動化するシステム。
⑤CAE(Computer Aided Engineering):コンピュータを使って事前に分析やシミュレーションを行い、設計や製造を行うこと。
⑥FMS(Flexible Manufacturing System)：柔軟性生産システム。多品種少量生産に対応した生産システムの一つ。
■オフィスのOAシステム
・コンピュータを利用した、代表的なオフィスOAシステムを次にまとめる。
①電子メール：特定の相手に対して文書を送信する機能。電話と異なり相手が不在でも連絡が可能。稟議書の回覧などにも利用される。
②電子掲示板：不特定の相手に対して情報を開示する機能。社内報や各種お知らせの掲示などに利用される。
③電子会議：特定のグループ内で意見や情報を交換するための機能。普通の会議と異なり、参加者が離れた場所に散在していても会議を行うことができる。また発言はそのまま議事録として残すことができる。
■社会システム
・コンピュータを利用した、代表的な社会システムを次にまとめる。
①インターネット：世界中の大学、団体、企業、個人などのコンピュータやネットワークが相互に接続されている世界規模のコンピュータ通信ネットワーク。
②EC(Electronic Commerce):電子商取引。ネットワークを介して商取引や決済を行うこと。
③EDI(Electronic Data Interchange)：企業間での商取引に関するデータ交換をネットワークや通信回線を通じて行うこと。
④CALS(Commerce At Light Speed)：コンピュータとネットワーク、データベースシステムを組み合わせ、各種工業製品の開発、設計、製造、受発注、流通などを電子データとして一元管理するシステム。
■コンピュータの5大要素
・コンピュータを構成する各要素は、一般に5大要素として分類される。
①制御装置：演算装置とともに中央処理装置(CPU)と呼ばれる。記憶装置にあるプログラムやデータを読み込んで解読し、他の装置に動作の指示などを与える。
②演算装置：制御装置の指示に従って、四則演算や論理演算などを行う。
③記憶装置：中央処理装置が実行するプログラムやデータなを格納し、その指示に従ってこれらを転送する。主記憶装置と補助記憶装置に分類される。
④入力装置：コンピュータへデータを入力したり指示を与えるための装置。
⑤出力装置：コンピュータの処理結果や記憶装置内にあるデータなどを外部に表示・印刷するための装置。
■モデル化
・モデル化とは、収集した多量な情報の中から、重要部分やポイントを取り出し、図解などによってわかりやすく表現することである。
・モデル化には次のような技法がある。
①データ主導型技法：業務処理におけるデータの流れに注目してモデル化を行う方法。データフローダイアグラム(DFD)、E-Rモデルなど。
②機能主導型技法：業務処理を構成する機能や処理手順に注目してモデル化を行う方法。ワークフロー分析。
■データフローダイアグラム(DFD)
・データフローダイアグラム(DFD)は、業務処理をデータの流れと処理の関連に注目し、簡単な記号を用いて図式化したもの。業務のモデル化手法として最も一般的に利用されている。ただし、時間的要素は表現できない。
■E-Rモデル
・E-Rモデルは、モデル化の対象を実体(エンティティ)とその関係(リレーション)という2つの概念によって図式化する方法。実体はいくつかの属性(アトリビュート)を持つ。
■ワークフロー分析
・ワークフロー分析は、業務を構成する一連の作業の流れ(ワークフロー)を図式化(ワークフロー図)し、業務を構成する機能を分析する方法。
■ワークフローシステム
・コンピュータを利用してワークフローを管理するシステムをワークフローシステムといい、次のような機能を持つ。
①シームレス化:処理の流れを連続化。
②書類の流れの電子化:ネットワーク上での電子文書の回覧など。
③ワークフロー管理:グループ作業における進捗管理。
■データの収集方法
・業務の分析、モデル化を行うには、まず必要となるデータを収集しなければならない。データ収集には次のような方法がある。
①資料調査:文書や伝票・帳簿などの資料を調べる方法。関連資料をできるだけ多く調べるのがポイント。
②アンケート調査:関係者を対象に、事前に用意した調査項目に回答してもらう方法。
※アンケート調査は通常多数を対象に行なわれるが、1人の意見を正確に聞きだす方法としても有効である。
③面接調査:関係者に直接面会して話を聞く方法。話を聞きとるヒアリングや、質問に答えてもらうインタビューなどの形式がある。
■アイディアの創出方法
・多数の人からアイディアを引き出すには、会議形式が適している。主な方法に次のようなものがある。
①ブレーンストーミング：会議形式で多様なアイディアを引き出す方法。
②バズセッション：少人数のグループ単位で討論し、意見を発表する方法。
③ロールプレイング：参加者一人ひとりが役割を演じながら討論を行う方法。
④パネルディスカッション：討議する問題について異なる意見の代表者が討論する方法。
■ブレーンストーミング
・ブレーンストーミングは、会議の参加者が自由に意見を述べることで、斬新なアイディアを幅広く引き出す方法。
・会議の中で各自が自由に意見を述べるために、参加者は次の4つのルールを守る。
①批判禁止：他人の発言に対して批判、批評は行わない。
②質より量：質にこだわらず、とにかく多くのアイディアを出す。
③自由奔放：本論からはずれても気にせず自由にアイディアを出す。
④便乗・結合：他人のアイディアへの便乗や、既出のアイディア同士の結合なども認める。
■バズセッション
・バズセッションは、集団でアイディアを生み出すための討論方法。次のような手順で行う。
①参加者を少人数のグループに分ける。
②グループのリーダーと記録係を決める。
③グループごとにテーマについて自由に討議を行う。
④グループごとにテーマについての見解をまとめる。
⑤各リーダーがグループの見解を発表する。
■データの整理・分析の方法
・収集したデータを整理し、これを分析する方法には次のようなものがある。
①KJ法：情報やアイディアをカードに書いてグループ化するアイディア整理法。
②デシジョンテーブル：問題を処理するための条件と行動の関係を、表形式で表したもの。
③QC7つ道具：QC活動で利用されるデータ分析手法。特性要因図、パレート図、ヒストグラム、散布図、チェックシート、層別、管理図の7つからなる。
※QC活動：QCはQuality Control(品質管理)の略称。製品の品質上の問題点を統計的に収集してその要因を科学的に分析し、製品の品質向上、均一化を図る活動。
④新QC7つ道具：QC活動で利用されるデータ分析手法。QC7つ道具に比べ、論理的な分析に重点が置かれている。連関図法、親和図法、系統図法、マトリックス図法、マトリックスデータ解析法、PDPC、アローダイアグラム法の7つからなる。
⑤その他の分析技法：ABC分析、ポジショニング分析、PPMなど。
■KJ法
・KJ法は、文化人類学者の川喜田二郎氏が発案したアイディア整理法。情報やアイディアをカードに書き、似た内容のカードをグループ化して見出しを付け、これらを図解して最後に文書化する。
・情報の相互関係や問題点の全体像をとらえるのに適している。
・KJ方では、次の手順で収集したデータを整理・分析する。
①情報収集:ヒアリングなどで情報を収集する。
②カード化:収集した情報を具体的な表現でカードに記入する。
③グループ化:内容が同じ系統のカードをまとめて、表札を付ける。
④図解:グループやカード間の関係を枠や矢印などで図式化する。
⑤文書化:図解を見ながら説明やストーリーを考えて文書化する。
■デシジョンテーブル(決定表)
・デシジョンテーブルは、問題を処理するための条件と行動の関係を表形式で表してマークを付けたもの。
・複雑な論理関係を表現するのに適し、チェック漏れを見つけるのに便利な方法である。決定表ともいう。
■特性要因図
・特定の結果と、それに影響を及ぼすと思われる原因との関係を体系的に表した図。図の形から、「魚の骨」ともいう。
■パレート図
・データを項目別に集計し、大きい順に並べた棒グラフと、その累積和を示す折れ線グラフで表した図。
※パレート図を応用した分析手法にABC分析がある。
■ヒストグラム(柱状図)
・集計されたデータ範囲をいくつかの区間に分け、各区間の出現度数を棒グラフ化したもの。
■散布図
・何らかの相関関係がある2つの要素を縦軸と横軸に取り、測定値を打点することで作成されるグラフ。
・グラフが右上がりの場合は正の相関、右下がりの場合は負の相関がある。
■チェックシート
・チェック項目にチャックマークをつける図表。チェック項目の記録や点検などで利用される。
■層別
・データや調査結果などを項目別に分け、層グラフなどで表現したもの。
■管理図
・工程に異常が発生していないかどうかを特性値の変動から判断する一種の折れ線グラフ。データが管理限界線内であれば工程には異常がないと判断される。
■連関図法
・複雑に絡み合った問題を原因-結果、目的-手段などの関係でつなぎ、問題の構造を明らかにする方法。
■親和図法
・言語データを相互の親和性によって統合し、問題を整理して問題点を明確にする方法。KJ方に似ている。
■系統図法
・問題解決という目的に対する手段・方策をツリー状に展開し、解決のための最適手段を系統的に分析する方法。
■マトリックス図法
・行と列の2つの要素から構成される2次元の表の交点の関係から問題を分析する手段。
■マトリックスデータ解析法
・複数の数値データの複雑な絡み合いを整理し総合特性にまとめてデータを要約する方法。
■PDPC
・目的を達成するための全ての手段をプロセスチャートに図示し、その中から最適ルートを決めていく手法。
■アローダイアグラム法
・作業の前後関係を整理して矢印で結び、全体の進行状況を把握する手法。日程計画図、矢線図ともいう。
■ABC分析
・ABC分析は、パレート図を応用した分析技法。対象となる項目を全体数量に対する比率によってA、B、Cの3つのグループに分け、Aグループに属する項目を最も重要度の高い項目とする。
■ポジショニング分析
・ポジショニング分析は、自社製品と他社競合製品とを比較する方法。製品に対する評価項目についてそれぞれの重要度に応じて重み(項目の重み)を配分し、合計点で製品の優越を比較する。
■PPM(プロダクトポートフォリオマネジメント)
・PPM(プロダクトポートフォリオマネジメント)は、市場に投入した製品を市場成長率と市場占有率(シェア)の2つの座標軸で分類し、今後の市場戦略を検討する方法。
①花形:今後の成長が期待できる商品。シェア拡大のための資金投入が必要。
②金のなる木:市場成長率は低いが、シェアの高い製品。資金投入はこれ以上必要ない。
③問題児:成長性の高い市場にあるが、シェアの低い製品。さらに資金を投入してシェアの拡大を図るか、事業から撤退するかの判断が必要。
④負け犬:市場成長率、シェアとも低い製品。事業から撤退することが望ましい。
※一般に市場に投入された商品は上記の順序で推移していく。
